用工具推动经营，企业增效的「两个关键」

革新来自痛点。

比如办会，规模稍大的会议通常会雇佣会务公司，先建大会官网，再组建几十个人的联络团队，对着嘉宾名单一个个统计信息，反复修改参会指南；临近开会了，把各种相关信息编辑群发，手动恢复各种问题——有人想要会议日程，有人想提前了解展区布置安排，有人不清楚签到在哪儿……即便如此，参会者也会忘记各种信息存在哪里，只好在会场疯狂查找对接人的聊天记录。当会后再想调用会议内容时，却怎么也找不到完整的资料，大会精心准备的内容永远尘封在了杂乱的各种文件里。

低效、混乱、重复工作、堆砌人力……诸多的痛点需要更高效省力的解决办法。今年，腾讯全球数字生态大会就用了一种全新的方式来处理令人头疼的参会问题，这次的参会指南不是官网，也不是段密密麻麻的短信，而是一个简洁清晰、内容齐全的腾讯文档。

从大会介绍、日程、展区指引等核心信息，到交通食宿各类细节，《2023腾讯全球数字生态大会参会指南》汇集了会议相关的所有资料，并且层级清晰、在移动端也方便阅读。

而对于会务组来说，制作指南物料的工作冗余也大大降低了，文档统一拉齐，不会再出现版本错误、信息对不齐的问题，一个文档可轻松转发，也方便保存，下次再想找资料，直接打开这一个文档，便一应俱全。

图源｜腾讯全球数字生态大会参会指南

这只是腾讯文档带来高效连接、降本增效的众多案例之一。

灾害发生时，一张腾讯文档「收集表」让救援队能快速统计提报志愿者信息，把更多的时间用在救援生命上；在生产制造的深处，智能表格打通供应链的各个环节，使生产、库存、销售等信息及时同步，快速调节供应链弹性；而在职场，文档竟然成了社交利器，新人破冰，“文档”先行，通过备注文档增加彼此了解，减少了在内部沟通时的尴尬。

其实今年效率办公领域格外热闹，在产品层面，微软上新Copilot、国产办公软件以大模型热潮为机纷纷布接入AI能力；在商业化层面，各家思路也在不断差异化，面向不同类型的客户提供不同的解决方案。

但不管行业内如何锣鼓喧天，概念上如何标新立异，最终客户看重的还是能否解决痛点，能否带来实实在在的效率、效果。而如何为用户带来好的体验，为企业带来真正的降本增效，也是文档工具所应该有的自觉与雄心。

推进度、做管理，用文档为信息提效

郑州暴雨期间，《一个救命文档的24小时》刷屏朋友圈，文档中不断更新的救灾信息，牵动每一个人的心；同年11月，很多平台和主播制作的《双11主播攻略文档》全网疯传，成为了不少人的种草清单。

虽然二者看起来风马牛不相及，但从本质上来看，两个文档的刷屏透露出了底层共通的需求——对繁杂信息的高效处理。

今年年初土耳其地震，中国蓝天救援队百余名队员带着3900公斤的救援物资奔赴现场。蓝天救援队有超过五万名登记志愿者，出发前需要筛选人员、清点物资，队员们便将「收集表」一键转发到企业微信群里，实时统计、在线生成表格，还能自动检查格式，收集证件。

在前线，腾讯文档也帮助了蓝天救援队实现了对当地复杂情况的实时共享与掌握。包括天气、救援设备需求、重灾区分布等信息都可以汇总在文档中供队友实时查看最新动态。

信息碎片化的时代，收集信息难度大大增加的同时，对信息整理的效率要求更高。在救援过程中，通过高效组织信息，节约的时间就是生命，在商业经营过程中，高效组织信息则意味着进度的提效、利润的空间。

艾克飞盘是一家专业飞盘体育用品企业。在飞盘运动走红之后，过去一年都卖不出去的50万片飞盘一个月内就被抢空了，于是压力来到了生产端。进销存数据必须及时更新，否则生产决策就可能出现偏差，生产少了，错失用户，生产多了，库存积压。

为了解决这些困难，艾克飞盘把用了十多年的Excel换成了腾讯文档，解决汇总慢、数据更新不及时的问题。他们还用到了「智能表格」，只要设置好表头和数据类型，切换到「看板视图」，艾克就可以清晰地查看每款飞盘产品的进销存数量和总价值。

其创始人郑淦表示：“原来一个小时的会，15分钟就开完了。”

像艾克飞盘这样的消费类型的企业如今面临的经营痛点在于：生产供应链环节更卷了，“小单快返”已经是基本要求；竞争不再只靠局部长板，而是全局优势；从产品设计到生产到营销最后到履约交付，每个环节的信息都是相互关联的，有大量数据信息流转的需求；增效的同时还要降本，需要算好账，信息公开透明，减少“暗箱操作”带来的损耗。

在这样的痛点中，腾讯文档不光起到了信息搜集重组的作用，更直接降低了沟通成本，让信息一目了然，为决策者提供透视全局的口，而这背后是互联网自由透明扁平的底层逻辑。

以君乐宝为例，作为国内头部乳企，其在全国有超过8000家门店和经销商，经销商基层的销售和库存数据是总部战略决策的重要依据。

在以往，这些基层数据在录入系统前需要花大量的时间进行收集和汇总，最后再通过Excel文档进行分享。几千家门店意味着几千张表格，不仅汇总量巨大耗费时间，还容易发错版本。

通过使用腾讯文档的「表格」「多人协作」和「实时更新」的功能，君乐宝实现了对庞杂的经销商体系的管理创新，所有经销商和门店可以通过微信一起填写数据，并保证数据都是最新版，全国一盘棋。

千万别小看数据统计对于“增效”的重要性。对于老板而言，完整且准确的数据能使公司决策的触角更为敏锐、战略更为正确。而对于员工，他们需要知道“上下文”才能理解自己为什么要做这件事，对于公司的安排不抵触，从而进一步提升工作效率。

正是洞察出企业的真需求，腾讯文档的产品迭代才具备了应有的价值，成为了企业提效的得力助手。

在刚过去的腾讯文档新品发布会上，腾讯文档多项产品能力全面升级，推出了独家自研的双核编辑引擎，对Office格式的兼容和原子化的协同，实现了在文档领域的核心能力突破。在智能方面，不仅推出了具备AI能力的“智能助手”，还表达了对未来智能办公领域新的畅想。

实话说，做to B产品挺容易陷入技术自嗨的，比如产品同学脱离实际场景“脑补”需求，陷入对技术“钻牛角尖”式的执着，或是蹭热点，盲目上新功能。这些都是to B产品常见的坑。

今天我们看回腾讯文档，围绕具体品类、具体场景、具体需求，去解决企业降本增效过程中的实际问题，也正是产品、场景和生态共生共融发展最好的注解。

全域降本：原生式沟通协同一体

马化腾在此前的内部讲话提到，腾讯的优势是“一门三杰”（企业微信，腾讯会议和腾讯文档）代表的协同办公能力，以及小程序连接的to C和to B业务闭环。“这些是很好的，全世界都没有，为什么不发挥这个优势呢”。

建筑龙头企业中国建筑，业务涵盖施工、工厂生产、前端设计开发、后端运营以及运营维保等业务场景，腾讯文档通过企微套件一体化的能力，为中国建筑推出了一套以“协作、存储、安全”为核心，涵盖全套协同数字化办公平台的解决方案。员工可以通过企业微信的多个端口一键进入文档，实现共享协同和跨部门操作，打通IM，既保障了信息传递的时效性，又降低了信息沟通的时间成本。

将业务场景安置在由“一门三杰”构成的办公生态下，不仅实现了全域降本，还减少了不同工具之间跳转带来的信息损耗。现在的腾讯文档提供了四种解决方案，包括基于企业微信Saas版和私有化版，以及腾讯文档企业版的Saas版和私有化版，在前者结合企业微信的版本中直接两者融合以及原生体验。

腾讯文档解决方案

而B站的例子更为有趣，可能连腾讯文档也没想到自己能被这么玩。

逢有“萌新”入职，老员工就会在企业微信上给他发送一个用在线表格制作的「新手村文档」，里面展示着同事的工位座次，以便快速认人，座次表上还链接了用在线文档制作的个人简介，方便大家相互了解，更高效地展开沟通。

所谓“媒介即信息”，信息的载体本身就是企业的文化。在B站，腾讯文档的存在不仅是一张工位座次表，还流露出B站鼓励员工自由释放个性的价值取向，从而使员工更乐于表达自我，激发工作中的创造力。

这也就是说，“在线文档”的存在同时构建了一个“多对多”的围观广场，企业微信在营销和私域这两方面有天然优势，文档可以在社交连接的基础上为企业沉淀私域，打造轻量型的文档社区。除此之外，腾讯文档的开放性还为不同的企业提供了丰富的API，支持企业的自研插件，方便不同公司解决个性化的问题。

当然，除了降本增效，开放透明，企业内容的安全合规也同样重要，是守住企业数字资产的底线。

对于投顾机构盈米科技而言，公司有很多内部的投资研究资料绝不能外泄。在过去，业内的传统做法是在PDF文件上加密码或水印，传递资料只能通过公司内网或物理拷贝，在文档的存储和协同过程中都面临着安全的问题。而现在盈米科技使用的是企业微信的文档，可以通过灵活设置权限、设置明暗水印等方式防止泄密。

由此可见，企业对于文档的安全需求不是单点单场景的，而是贯穿整个经营过程的。

结语

• 强行降本，甚至削减掉了一些关系到销售业绩、产品质量的关键投入；
• 强行裁员，结果企业元气大伤，人才流失；
• 强行提效，把压力给到员工，制定不科学的拔苗助长式的目标。

与其伤筋动骨，强行降本增效，招致更严重的副作用， 不如找准冗余的症结从组织章法、流程、业务推进机制等方面入手，选择有效的工具步步为营。

据了解，目前已经有超过100万家企业和组织，选择腾讯文档作为办公效率工具。数字背后，是场景实践、实际运用的考验与判断。

一个工具，抓住企业内外部信息流转的关键点，一方面降本，减少不必要的时间损失，把浪费在流程上的精力解放出来；一方面提效，用高效的产品逻辑牵引着业务朝着高效的方向前进。这势必能为企业经营打好基础、赢得效率。

在本次腾讯全球数字生态大会上，IDC联合腾讯云发布了《下一‍代云》白皮书，其中提到下一代云三个核心能量即为“智能、效能、创能”，而全局视角的腾讯文档则是关键效能利器。点击下方图片下载白皮书全文，了解我们如何“在以智能化技术为向导、全面提升基础设施智 能原生性能的同时，基于智能化技术、持续演进云平台能力，同时面向企业提供加速智能化技术业务价值转化的云服务。围绕基础设施、大模型、数据、开发、安全、应用六大维度，促进企业实现智能加速、效能提升、创新涌现。 ”